博物馆藏品信息管理系统的设计

一 、藏品信息管理系统的重要性

博物馆的日常工作中藏品管理是一项重要的工作，博物馆不仅是藏品的管理中心，也是藏品的研究中心，怎样科学、妥善、合理地对藏品进行使用和保管，一直是博物馆研究工作中的一项重要的内容。博物馆的信息管理随着计算机的广泛使用出现了巨大的变化和发展，使用信息管理系统能够使博物馆管理人员更科学、更快捷、更系统地对藏品进行管理。在保证可靠性和安全性的前提下，使用计算机进行管理，能够在很大程度上节约管理成本、方便查询、提升工作效率以及实现资源远程共享。对藏品进行数字化管理可以使用数据库、网络、计算机等技术手段实现资源的共享，并且构建网络的数字化信息管理平台，这已成为博物馆管理当前的主要发展趋势。

所以充分发挥计算机管理的优势，实现数字化管理和无纸化办公，在博物馆的建设当中，能够有效地推动藏品的研究以及文博信息和自然科学知识的管理和传播。综上所述，博物馆在全新的知识经济时代，需要采用一种全新的管理理念和管理手段，对博物馆藏品管理流程进行整合。基于工作流的博物馆信息管理系统采用了当下互联网发展趋势新技术，基于网络技术实现信息共享与事物协同处理，实现跨部门、跨区域便捷协同合作、办公处理，达到简化办事程序、缩短处理周期的目的，实现博物馆藏品以及子单位藏品信息集中管理与监控，以及提高总单位与子单位间信息沟通时效性和博物馆事物协同处理的快捷性。基于工作流技术、关系数据库和ＷＥＢ技术等相关技术进行分析和探讨，研究将工作流技术应用于博物馆信息管理系统的方案，从而提升整体工作效率，提高办公水平、服务质量，使博物馆信息管理系统实现规范化、科学化的管理。

在工作流管理体系中引入工作流技术主要目的是为了实现工作流自动执行、自定义管理，以及博物馆日常事务协同处理与协调分布。所以在系统设计时必须严格按照日常预定控制流程来设计工作流，通过系统要能实现事务流程的跟踪管理，同时系统在设计过程中要充分考虑到组件可重复使用性、灵活性以及未来扩展性需求。由于各行业中信息技术的广泛应用，独立的办公应用系统已经不再能够满足人们的应用需求，所以需要使用一种集成的、综合的应用系统。工作流管理系统能够优化和改进业务流程，是一种能够对日常业务进行集成和管理的系统，该系统能够实现业务流程的控制，更好地提高服务的质量和效果，以及办公效率。

访问控制模型一般来说有四种类型，主要包括基于角色的访冋控制（ＲｏｌｅＢａｓｅｄＡｃｃｅｓｓＣｏｎｔｒｏｌ）、自主访问控制（ＤｉｓｃｒｅｔｉｏｎａｒｙＡｃｃｅｓｓＣｏｎｔｒｏｌ）、基于任务的访问控制（ＴａｓｋＢａｓｅｄＡｃｃｅｓｓＣｏｎｔｒｏｌ）和强制访问控制（ＭａｎｄａｔｏｒｙＡｃｃｅｓｓＣｏｎｔｒｏｌ），其中基于角色的访问控制是当前最热门的话题，也是未来一种发展趋势。基于任务的访问控制模型主要是从任务的角度去进行访问控制，该模型主要采用了基于实时任务处理的安全管理，这种模式是当前最成熟安全的控制模型，普遍应用于流程类任务处理安全防范系统中。在模型中对于权限设置了三种控制类型：用户、角色、权限，首先用户不与权限直接挂钩，它只和角色挂钩，由角色来和权限挂钩。

在进行权限管理时，首先建立角色类型，然后给角色定义通用权限，只要属于这类角色，权限都一样，中间不会出现相同角色但权限不一样的问题，然后把具有相同类型的工号纳人这个角色下，这些工号就具有相同的权限。这样通过角色来承担中间访问控制，在逻辑上限制了一个工号由于多次部门调动而出现权限越级的情况即工号会存在新部门和老部门的权限等问题，在整体上简化了管理员设置的复杂度，整体上降低了权限管理人力成本开销。安全管控的便利性是基于角色的访问控制模型的主要优势，这个优势能够解决大规模的工作流管理系统所引发的一系列问题。该模型也有其缺点：由于采用了用户一角色一权限的三层访问控制结构，所以对任务执行权限没有做出有效控制，因此在分布式环境下该模型对有很强特征的任务来说，不能很好地应用在工作流管理系统中。

当前国外在工作流管理系统中对于基于角色的访问控制模型的研究，主要集中在怎样保证授权时序和保证工作流与授权流同步这两个方面。比如ＡｈｎＧ－Ｊ通过商业现成组件技术设计了简化的基于角色的访问控制模型，从而实现了在Ｗｅｂ工作流管理系统中存取授权方案。ＨｕａｎｇＷ－Ｋ设计了工作流授权模型ＷＡＭ，该模型是基于角色的访问控制，并且在此基础上提出了实现的方案，从而使授权流与工作流实现了同步，使得Ｗｅｂ工作流管理系统构造具有较高的安全性。Ｓａｎｄｈｕ和ＳｅｃｕｒｅＦｌｏｗ在普遍角色访问控制技术基础上扩展出自己独有的角色访问控制技术即基于角色工作流的安全处理模式。该模型采用ＯＭ－ＡＭ框架结构进行表达，从而让具有易定制性和柔性特点的基于角色的访问控制模型，有效地适应工作流管理系统的设计需求。根据基于角色的访问控制的基本思想，Ｊ．Ｂａｒｋｌｅｙ设计了工作流系统，利用基于角色的访问控制实现了系统的访问控制，并且对在系统中的工作方式进行了详细分析与解释。

而在国内，对访问控制研究方面，主要采用了角色控制与任务控制两者结合的方式来实现权限访问控制，对基于任务访问控制的研究没有新的研究成果，因此同时基于工作流访问控制技术由于其复杂度也国内发展与应用。

二、博物馆藏品管理模式和系统构建

博物馆藏品作为博物馆核心的物质基础，代表着国家重要历史文物和文化遗产。博物馆藏品管理是博物馆核心工作，它担负着博物藏品保护与研究的重任。在博物馆藏品管理中，其馆藏品信息的管理是博物馆藏品管理的一种延伸，它负责藏品来源、属性、历史价值、材质、保护记录、维护信息、研究信息等资料的管理。因此研究通过信息化管理手段收集、整理、研究、保存这些博物馆藏品的信息，使博物馆藏品能被迅速查询、定位、维护、完好保存，具有很大的实用价值。然而，在博物馆藏品管理方面，由于没有统一标准，同时各个博物馆经济因素不同，博物馆藏品管理模式与信息技术各不相同。

总体上来看，主要有三种管理模式：第一种模式是手工管理。这种模式就是还未出现计算机前的管理模式，全部纯人工管理，从博物馆藏品实物接收、鉴定、分类、人库、研究等，到实物信息档案‘写、卡片标签、历史查阅记录、研究信息更新等都采用纸质保存。这种纯人工管理模式不利于信息的共享、查阅，同时容易出现人为误操作，效率低。第二种模式是互联网络管理的数字博物馆模式。在互联网技术推动下，许多博物馆不再完全通过手工进行博物馆藏品种管理，同时也出现了新的数字博物馆。数字博物馆收录国家博物馆藏品信息，同时也收录民间私人藏品，在资源上互相补充，得到了大家的一致好评和认可。但这种脱离实物的管理，仅仅是对现有博物馆信息管理系统的简单整合与展示，只能做到对藏品的宣传与教育，弱化了对具体实物的精心维护与研究。第三种模式就是计算机网络技术、博物馆管理技术、传播技术三种的综合，通过博物馆管理技术实现对藏品的研究、维护、保养，然后再通过信息管理系统对博物馆珍藏品进行信息化管理与记录，最后采用网络技术与传播技术实现藏品的宣传与教育。近几年国家加大了博物馆藏品的信息化管理力度，加速ＩＴ信息化集成，在藏品研究方面进步很大，然而由于缺乏统一的规范与标准，各个博物馆都在设计各自的信息化管理系统，而不同博物馆间信息互相孤立，导致了博物馆藏品信息的孤立。

采用工作流技术、博物馆藏品扫描技术、系统可扩展数据模型技术，可以使博物馆珍藏品视频、影像信息管理更具有规范性和国家标准性，从而为博物馆藏品维护提供便捷，延长藏品保存时间，确保藏品信息的可维护、传播与共享。同时，信息系统的工作流技术确保了博物馆藏品管理的通用性，并且为满足各个博物馆间的差异性，增加了个性化定义模块，即系统管理员或者相关工作人员可以通过自定义模块增加、扩展、自定义新的工作流和系统管理规则，使博物馆珍藏品的维护、研究、信息共享提高到了新的层次。通过研究博物馆日常工作流与系统工作流，可以＃析计算机工作流技术在博物馆藏品通用管理以及个性化管理上的应用过程。

基于工作流的博物馆信息管理系统的构建方案还需进行深人的研究，主要的研究内容如下：①针对系统的开发要求，采用符合软件工程原理的方法对博物馆信息管理系统展开需求分析。根据系统的需求调研，对系统的总体需求、综合需求和性能需求等方面进行详细的分析。②在进行系统需求分析模块，采用了ＵＭＬ技术进行系统用例分析与数据库流程与结构分析，建立基于网络信息共享为主的系统模型。③在博物馆信息管理系统中引入工作流方法，并根据工作流管理系统参考模型，分析藏品管理流程，最终通过系统工作流模型实现博物馆藏品流程化管理与实现事物处理的协同控制，提高藏品管理的整体工作效率。④研究系统关键技术的实现方法。把业务流程与工作流进行有效的结合；讨论工作流引擎和系统安全的实现方法，并对系统进行测试，来验证系统的有效性和可靠性。

博物馆信息管理系统需要能够支持快捷的、灵活的工作流机制，总体需求包括以下几个方面：①博物馆的信息管理工具必须采用当下先进的工作流技术，以满足系统在藏品管理的业务流程以及网络办公中的各项要求，同时要求该系统支持人性化图形界面，能通过直观的图形界面进行管理与定制。②对用户需要执行的工作需要根据流程来进行触发，并且按照统一的方式推送到用户面前。分管领导能够随时查看工作人员的工作状况，以便分配任务和了解情况。③使更新措施和流程撤销功能更加方便。如需更改内容，在流程发出后，在领导未查收情况下，能及时撤下该工作流程；如未签批项，在领导查收后，不撤销原流程，但是能对内容进行修改。流程内容能及时更新而不需要领导签批。④各项工作流程能够在博物馆信息管理系统中并行运转，同时采用触发机制，能够自定义流转规则，支持并联、串行和并行审批，以及相互通讯。⑤能够支持动态更新工作流。在系统的工作流运转中，能够按照需要来删除或者增加环节，在工作流更新后工作流程能够顺利运转。⑥在每个业务环节上提供细化控制功能，并且对并发处理方式、处理人员、系统权限进行相应的设置，由流程发起人制订提醒方式，并且按照设定好的方式进行提醒。

三、博物馆信息管理系统建设的设计原则

博物馆的系统设计要求需要从用户的角度进行设计和实现。博物馆信息管理系统的建设需要制订相应的设计原则。本系统在系统设计过程中采用工作流技术，其最终目的是为确保系统运行稳定性、可靠性以及实现系统未来的可扩展性需求。博物馆信息管理系统采用了工作流技术，在功能设计上采用模块化的方式。主要按以下几个方面进行建设：①易用性原则：博物馆信息管理系统的设计从硬件到软件方面，都需要考虑到易用性，设计上采用维护成本低、操作简单和易于维护的系统平台。②实用性原则：博物馆信息管理系统的设计方案不追求华而不实的东西，充分体现出系统的实用性，以求能够解决实际问题。③集成性原则：系统的各个功能模块能够与外部系统进行数据调用和共享，从而实现高度集成。④稳定性原则：博物馆信息管理系统需要保证２４小时连续稳定和可靠的运行，需要应用具有高容错能力和高可靠性的系统，平均故障时间需要小于设计标准，从而保证整个系统的正常工作不受局部出错影响。⑤可扩展性原则：系统设计方案需要满足博物馆信息管理系统的不断扩大的要求，所以系统的可扩展性是系统设计的关键因素。根据博物馆工作业务流程，在系统体系结构设计中需要确保系统扩展的可操作性，使系统能够方便地进行功能模块增加和升级。⑥可恢复性原则：在数据库或者网络出现问题时，系统能快速、及时地恢复正常工作，所以需要具有完善的故障恢复能力和安全保障措施。博物馆的信息管理系统的数据库通过表进行信息存储，这样有利于数据库信息维护。博物馆信息管理系统主要涵盖了藏品编目、藏品保管、鉴定辅助、检索统计、公文管理等方面，这些信息具有如下特点：①数据信息量大，信息类型包括藏品编目信息以及其他辅助信息等。②数据之间的相互性强，系统内围绕藏品工作开展所有活动。③组织形式复杂，数据信息种类繁多。④数据信息访问级别控制比较严格，不同级别的用户只能完成权限范围内的行为，系统管理员对数据库进行维护。随着计算机的广泛使用，博物馆的信息管理出现了革命性的改进，使博物馆管理人员能够对藏品实现更快捷、更科学的信息管理。使用计算机进行管理，在保证安全性和可靠性的前提下，将大大提升工作效率，节约管理成本，方便查询和实现资源远程共享。利用计算机、网络、数据库等技术手段对博物馆藏品进行数字化管理，建成基于网络的数字化信息管理平台，实现资源的共享，已经成为博物馆管理发展的趋势。本文研究的博物馆信息管理系统采用了工作流技术，根据工作流参考模型，从系统需求出发，通过分析藏品管理流程，基于工作流模型的协同控制策略，将其应用到藏品管理工作过程中，从而有效地提高了藏品管理工作的办事效率。